Zahlungsverkehr
Gutes Geld
für gute Leistungen
Am Ende geht es immer ums Geld.
Damit Sie für ihre Arbeit richtig bezahlt werden, unterstützt Ki·ON Sie bei Ihren Zahlungsein- und -ausgängen und bei der Abstimmung Ihrer Bankkonten.
Funktionsumfang des Ki·ON-Zahlungsverkehrs
Bankverbindungen und SEPA-Mandate
Individuelle Konfiguration möglich
Zu jedem Beitragskonto lässt sich eine Bankverbindung erfassen und zu jeder Bankverbindung mehrere SEPA-Mandate. Damit kann die gleiche Bankverbindung für mehrere Debitorenkonten verwendet werden, z. B. wenn Sie für jedes Kind einer Familie ein separates Konto führen. Oder die Mandate bilden einfach nur eine zeitliche Reihenfolge – oder beides.
Dabei unterstützt das System sowohl individuelle SEPA-Einzüge je Kind oder Sammeleinzüge für mehrere Kinder eines Zahlers, z. B. bei Geschwisterkindern. Weil nachgelagerte Buchhaltungssysteme gelegentlich etwas eigen sind, wann und wie und ob überhaupt Mandate Debitor-übergreifend verwendet werden dürfen, gibt es dazu natürlich wieder einige Konfigurationsmerkmale.
Nebenbei legen Sie Einzugsgrenzen fest, wenn Sie schon absehen können, dass ein bestimmter Betrag bei einer bestimmten Zahlerin / einem bestimmten Zahler zu Problemen führen wird.
Und sollte eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung erforderlich sein, verrechnet Ki·ON automatisch Forderungen und Gutschriften und löst je Debitor nur eine Transaktion bei der Bank aus.
Zahlungseingänge buchen
Behalten Sie Zahlungseingänge im Blick
Für jedes Zahler- bzw. Debitorenkonto können diverse Einstellungen vorgenommen werden, mit denen Sie Abrechnungs- und Zahlungsvorgänge umfangreich individuell festlegen können. Auf Wunsch sind säumige Zahler, bei denen die offenen Posten eine individuell festgelegte Höhe überschreiten, in der Einrichtung einsehbar – manchmal hilft ein direktes Gespräch zwischen Leitung und Eltern mehr als ein formales Mahnschreiben.
Apropos Mahnschreiben: Natürlich können Sie Mahnschreiben in mehreren Stufen und mit unterschiedlichen Texten je Stufe festlegen – Ki·ON erstellt dann auf Ihr Geheiß das passende Dokument und bringt es ggf. schon selbst direkt auf den Weg.
Lastschriften und Überweisungen durchführen
Perfektionieren Sie den Datenaustausch mit Ihrer Bank
Das mit dem Modul „Zahlungsverkehr“ verfügbare SEPA-Verfahren für Lastschriften und Überweisungen ermöglicht den einfachen Einzug von Forderungen ebenso wie die Rücküberweisung von Guthaben, z. B. weil aufgrund eines nachträglich von der Behörde geänderten Bescheides nun weniger von den Eltern zu zahlen ist.
Auch bei diesem Modul können Sie bedenkenlos mehrmals den gleichen Zeitraum bearbeiten: Das System führt jeweils nur die Vorgänge aus, die nicht schon in einem früheren Durchlauf ausgeführt wurden.
Die erstellten SEPA-Dateien können sie mit allen gängigen Bank-Programmen einlesen und direkt in Ihrem Konto zur Ausführung freigeben. Kommt es gelegentlich zu Rücklastschriften, können Sie die Bankgebühren per Klick selbst übernehmen oder in der Buchhaltung dem eigentlichen Zahler belasten.
Bankkontoauszüge einlesen
Nutzen Sie digitale Kontoauszüge zur Erfassung Ihrer Zahlungseingänge
Neu im System ist eine Funktion zum Einlesen von SEPA-Kontoauszügen. Damit können Sie Ihr Bankkonto und die darauf befindlichen Zahlungseingänge schnell mit Ki·ON abstimmen.
Warum setzen wir Ki·ON für den Zahlungsverkehr ein?
Die professionelle Verwaltung von Kindertagesstätten erfordert eine Software die mir die Möglichkeit schafft, den Zahlungsverkehr zügig abzuwickeln.
Sichere Datenhaltung
Alle jemals erstellten SEPA-Dateien werden im Archiv des Systems protokolliert und sind für einen nachträglichen Abruf erneut verfügbar.
Für kleine Einrichtungen und Träger
Für kleine Einrichtungen erübrigt sich das separate Anlegen von Zahlern und das laufende Anpassen der Einzugsbeträge in einem anderen Bankprogramm: Ki·ON liefert jeden Monat komplette Daten für die auszuführenden Einzüge. Einfach in das Bankprogramm einlesen und freigeben.
Für größere Organisationen
In größeren Organisationen werden Zahlungsaufträge häufig aus einem zentralen Finanzsystem ausgelöst. In diesem Fall ist eine durch Ki·ON vorbereitete SEPA-Datei keine Option.
Doch Sie profitieren auch hier von den Funktionen des Moduls: Erfassen Sie Debitor-Stammdaten, Bankverbindungen und Mandate und übergeben Sie diese per Schnittstelle an das nachgelagerte Finanzsystem. Mit einem Export sind Buchungsdaten und Stammdaten im Zielsystem aktualisiert.
Ein Ziel, mehrere Wege
Nutzen Sie einfach verschiedene Möglichkeiten von Ki·ON, um Ihre Zahlungseingänge zu erfassen. Sie lassen sich sehr einfach miteinander kombinieren. Mit der Offenen Posten Liste haben Sie eine gute Möglichkeit, sich einen Überblick über die noch nicht geleisteten Zahlungen zu verschaffen.