Von Leistung zu Rechnung per Klick
Im Sozialbereich ist es absolut normal, dass irgendwas irgendwann geändert wird – gerne auch mal rückwirkend oder im Rahmen eines besonderen Projekts hier und da „ausnahmsweise“.
Ki·ON berücksichtigt Änderungen jederzeit – ohne Gehirnakrobatik: geben Sie die relevanten Informationen so in das System, wie Sie es gemacht hätten wenn diese „schon immer“ vorgelegen hätten. Ki·ON macht es auch nachträglich noch „rechtzeitg“ – oder zumindest so gut wie.
Funktionsumfang der Ki·ON-Leistungsabrechnung
Konfiguration der Buchhaltung
Ihre Buchhaltung – Ihre Regeln
Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Konfiguration in Ki·ON, um Ihre Abrechnung perfekt an Ihre Buchhaltung anzupassen. Legen Sie Ihre Konten Ihrem individuellen Kontenplan entsprechend an. Je nach Art des Kontos können etliche Einstellungen vorgenommen werden, mit denen Sie Ihre Konten für Ihren Bedarf konfigurieren.
Erfassen Sie Haushaltsjahre und schließen Sie diese zu gegebener Zeit ab – Ki·ON bucht alles richtig, inklusive periodenfremder Erträge und Aufwände.
Kassenbuch und Buchungsstapel
Von der Hand in die Kasse
Ihre Bareinkäufe oder -einnahmen z. B. aus Zahlungen der Eltern in der Einrichtung – alles hat seinen Platz im Kassenbuch. Damit kann in der Verwaltung auch zwischenzeitlich geprüft werden, welche säumigen Zahler nicht mehr gemahnt werden müssen.
In der Einrichtung erfolgt auf Wunsch eine Vorkontierung anhand von Schlagwörtern. Daraufhin kann in der Einrichtung ein Kassenbericht erstellt werden. In der Verwaltung kann natürlich je Buchung die Kontierung verändert werden. Damit die Bobbycars nicht auf einmal Teil ihres Fuhrparks werden.
Buchungsvorlagen und Buchungsläufe
Alles automatisch und unter Ihrer Kontrolle
Aus den erfassten Leistungen und den dazu hinterlegten Abrechnungsdaten, sowie unter Verwendung Ihrer individuellen Beitragsrechner und aus den erfassten Nebenbedingungen wie z. B. Geschwisterermäßigung, Haushaltseinkommen und was immer Sie sonst noch berücksichtigen wollen, errechnet Ki·ON den von den Beteiligten (Eltern und Behörden etc.) zu zahlenden Kostensatz. Dieser wird auch bei einer nur teilweise erfolgten Leistung (z. B. nur in einer Monatshälfte) entsprechend den Regeln exakt berechnet. Sie können die hinterlegten Daten jederzeit kontrollieren und ggf. Änderungen vornehmen.
Mit dem monatlichen Buchungslauf werden die Daten dann in die Buchhaltung übernommen.
Wenn Ihnen erst im Nachgang ein Fehler auffällt: kein Problem! Korrigieren Sie den betreffenden Fehler in den Daten bei den betreffenden Kindern und führen Sie die Abrechnung noch einmal aus. Das System wird jetzt nur noch die zuvor fehlerhaften Buchungen automatisch korrigieren und verrechnen.
In der Buchhaltung unersetzlich
Kontoübersicht und Journal
Hier wird alles noch einmal ganz klar aufgelistet und ist mit Filtern strukturiert durchsuchbar: Die Übersicht eines einzelnen Kontos oder die chronologische Gesamtschau im Journal. Bei Bedarf natürlich auch als Excel-Datei – damit gehen Sie jeder Frage genau auf den Grund.
Ki·ON macht es Ihnen spielend leicht, mit den vielfältigen Filtermöglichkeiten, die zu Ihrer Frage passenden Antworten in kürzester Zeit zu finden, ganz gleich ob Sie Kinder oder Familien als Debitoren anlegen: alle Buchungen können stets auf einzelne Kinder und alle zugrundeliegenden Sachverhalte zurückgeführt werden.
Export der Buchhaltungsdaten
Übernahme in Ihr Buchhaltungs-System
Ob mit oder ohne den vorgelagerten SEPA-Export: Ihre Buchhaltungsdaten in Ki·ON können über Schnittstellen in Ihre Hauptbuchhaltung oder in das System Ihres Steuerberaters importiert werden.
Wahlweise werden die Daten dabei zunächst z. B. als Forderungssumme verdichtet oder in jedem relevanten Detail übertragen. Der Export kann mit Angaben zum Zahlungsverkehr erfolgen, so dass ein SEPA-Export auch im nachgelagerten System durchgeführt werden kann.
Warum setzen wir Ki·ON für die Abrechnung ein?
Die professionelle Verwaltung von Kindertagesstätten erfordert eine Software, die mir automatisch über die gesamte Zeitachse eine sehr hohe Datenqualität liefert.
Einzigartig in der Konfigurierbarkeit
Anders als eine "normale Buchhaltung" ist das in Ki·ON verfügbare Buchhaltungsmodul auf die Abrechnung von Kindertageseinrichtungen optimiert.
Das zeigt sich schon an den vielen fachspezifischen Konfigurationsoptionen, mit denen sich Offene Posten und der Zahlungsverkehr konfigurieren lassen. Dabei wurde bewusst darauf geachtet, diese Funktionen leicht verständlich zu machen, denn oftmals ist nicht jede:r, die/der einen Überblick über "die Kassenlage" benötigt, ausgebildete:r Buchhalter:in.
Automatsiche Buchungsläufe
Legen Sie den Taschenrechner und die Excel-Tabelle beiseite. Unsere automatischen Buchungsläufe übernehmen die komplette Abrechnung Ihrer Leistungen für Sie. Auch bei Teilmonatsabrechnungen, Sonderregelungen und z. B. Corona-Ausnahmen: die transparenten Auswertungen garantieren Ihnen jederzeit die volle Kontrolle über alle Abrechnungsvorgänge. Sie werden darauf erfahrungsgemäß nur selten zurückgreifen müssen, wenn das System an ihren Bedarf angepasst wurde.
Kompletter Zeithorizont
Führen Sie alle Ihre Abrechnungen bei Bedarf und zu jedem Zeitpunkt über den kompletten relevanten Zeitraum durch – so oft Sie möchten. Dabei kann es sich um Zeiten in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft handeln. Leistungsänderungen führen dabei zu Nach- oder Neuberechnungen, die gemäß Ihren Vorgaben mit korrekten Datumsangaben in der Buchhaltung landen.
Ki·ON "weiß", was noch nicht berechnet wurde oder aufgrund neuer Daten anders lauten muss und macht bei einer Wiederholung nur genau diese erforderlichen Korrekturen.
Vielfälltige Auswertungen
Gewinnen Sie zu jeder Zeit einen vollumfänglichen Überblick über Ihre Daten mit unseren bereits in Ki·ON vorhandenen, zahlreichen Auswertungen. Weitere individuelle Auswertungen für Ihre spezifischen Bedürfnisse erarbeitet unser Ki·ON-Projektteam gerne mit Ihnen.
Sprechen Sie uns an, um zu erfahren, welche angepassten Lösungen wir für Ihre Region bereits anbieten.