Anwendungsmöglichkeiten
Keine Anforderung ist wie eine andere – aber gute Lösungen lassen sich oft in ähnlicher Weise verwenden.
Hier sind einige fiktive Fallbeispiele, wie das Ki·ON-System eingesetzt werden kann.
Die umfassende Verwaltungslösung für Kitas
Entspannte Arbeit von Anfang an
Ki·ON bietet umfassende und einzigartige Funktionen für alle Anforderungen bei der Verwaltung von Kindertageseinrichtungen.
Beginnend mit der Online-Anmeldung eines Kindes, über die Bearbeitung von Wartelisten, die Verwaltung der Personen und Leistungen sowie ElternKommunikation per Messenger-App, bis hin zur richtungsweisenden Leistungsabrechnung – Ki·ON ist die Lösung für Ihre tägliche Arbeit.
Leistungsfähige Kita-Verwaltung und vieles mehr
Eine Lösung für alle Ihre Fragestellungen
Mit der Online-Anmeldung und der Aufnahmeplanung bietet Ki·ON Ihnen alle Möglichkeiten, Ihren Anmeldeprozess und die Platzvergabe individuell zu gestalten. Ist bei Ihnen bereits ein anderes Kita-Anmeldeportal im Einsatz? Wir bieten Ihnen mit Ki·ON die passenden Schnittstellen zu allen gängigen Anbietern. Damit kommen die Anmeldedaten mit wenigen Klicks in das System.
Mit einem umfassenden Stammdaten- und Vertragsdatenmanagement bildet Ki·ON alle Ihre Betreuungsleistungen ab. Sowohl individuelle Betreuungs- und Zusatzangebote als auch Gruppen- und Platzbelegungen oder Sonderleistungen während der Ferien lassen sich einfach und übersichtlich verwalten und genau abrechnen.
Ki·ON bietet Ihnen die Möglichkeit alle Kanäle der Kommunikation optimal zu nutzen. Erstellen und versenden Sie mühelos Briefe, Formulare und Bescheide. Erstellen Sie Dokumente im System oder importieren Sie diese. Versenden Sie Dokumente und Daten direkt aus dem Archiv des Systems z. B. an Eltern oder Mitarbeitende. Bleiben Sie mit Eltern und Mitarbeitenden über die Messenger-App für iOS oder Android in Kontakt.
Leistungsfähige Abrechnung, auf Ihre Prozesse abgestimmt
In Deutschland gibt es vielfältige Anforderungen an die Berechnung von Beiträgen im Bereich der Kindertagesbetreuung. Berechnen Sie mit Ki·ON alle Arten von Beiträgen unter Berücksichtigung beliebiger Ermäßigungen und Vergünstigungen – jederzeit für beliebige Perioden – auch rückwirkend oder als Prognose – auch wenn sich die Abrechnungssystematik zwischenzeitlich vollständig ändert. Wir realisieren mit ihnen schnell und zuverlässig alle spezifischen Regelungen zur Abrechnung, inklusive aller Buchungsanweisungen.
Gestalten Sie mit Ki·ON die Abrechnung aller Leistungen exakt, differenziert und übersichtlich. Das System bucht alle Kostenanteile sachgerecht auf die entsprechenden Forderungskonten. Nacherfasste Leistungen und rückwirkend angepasste Beitragsfestsetzungen werden periodengerecht und transparent nachberechnet – natürlich mit Verrechnung bereits gezahlter Beiträge. Unsere Beitragsrechner bieten stets die Möglichkeit, alle Einnahmen auch prospektiv differenziert zu berechnen. Damit bietet Ihnen Ki·ON die Möglichkeit vorausschauend zu planen.
Ki·ON verfügt über eine Debitorenbuchhaltung mit umfangreichen Möglichkeiten zur Verwaltung offener Posten. Forderungen können direkt über das integrierte SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden. Mahnen Sie säumige Zahlungen oder vereinbaren Sie Ratenzahlung mit Ihren Kunden. Die relevanten Offenen Posten werden automatisch für anstehende Zahlungseinzüge berücksichtigt. Natürlich können alle Buchungen über eine Schnittstelle an Ihr Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden – damit können Sie z. B. alternativ das Forderungsmanagement in Ihrer zentralen Buchhaltung erledigen.
Flexible Werkzeuge für alle Bereiche der Kitaverwaltung
Ki·ON ist die Benchmark-Lösung für die Verwaltung und Abrechnung von Kindertageseinrichtungen. Unabhängig von regionalen Anforderungen und Einrichtungsarten (Kita, Hort, Schule, Behörde oder Verwaltung) stellen wir Ihnen eine perfekte Abrechnungs-Kompetenz über die gesamte Betreuungshistorie inklusive einer Wertaufholung zur Verfügung. Für Behörden bietet das System zentrale Funktionen zur Anmeldungssteuerung, Aufnahmeplanung, Beitragsfestsetzung und Bescheidwesen sowie Buchungen in kaufmännischer Systematik mit der Möglichkeit zur Überleitung in ein kameralistisches Finanzsystem.
Eine effiziente Auswertung betrieblicher Daten gewinnt zunehmend an Bedeutung, um die internen und externen Anforderungen an das Berichtswesen zu bedienen. Ki·ON bietet eine umfassende Toolbox zur Realisierung Ihrer Analysen. Verfügbar sind neben zahlreichen vordefinierten Berichten und Auswertungen auch kundenindividuelle Listen, Formulare und Statistiken von der Platzvergabe über die Budgetauswertung bis hin zum Personalmanagement. Daneben gibt es die Möglichkeit, Dokumente selbst als Serienbriefe zu konfigurieren.
Schnell und einfach die Daten für die Buchhaltung, den Steuerberater oder für die Platzbelegungsstatistik exportieren: Ki·ON bietet leistungsfähige Excel-Ausgaben und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen (z. B. DATEV, Navision, SAP) und unterstützt das SEPA-Lastschriftverfahren. Ki-ON steht im bidirektionalen elektronischen Austausch mit verschiedenen behördlichen Kita-Portalen zur Online-Anmeldung und Abrechnung. Selbstverständlich stellt Ki·ON auch die elektronischen Daten für die Bundesstatistik zur weiteren Verwendung im IDEV-Portal der Länder bereit.
Unterstützung durch die Experten der Ki·ON-Teams
Software "Made in Germany": Unsere Entwicklungsabteilung besteht aus erfahrenen Software-Entwickler:innen, Datenbank-Expert:innen und Systemadministrator:innen und arbeitet in einem kontinuierlichen Entwicklungs- und Qualitätssicherungsprozess an der steten Weiterentwicklung des Ki·ON-Systems. Softwareanpassungen und Digitalisierungsprozesse setzen wir in agilen Teams aus IT-Entwicklung und Produktmanagement schnell und kompetent um.
Die Arbeit mit Ki·ON ist ein Prozess. Wir liefern Ihnen hierzu unsere umfassende Software und begleiten Sie nachhaltig bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer Digitalisierungsziele. Unsere kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbinden betriebswirtschaftliches Know-how mit IT-Expertise. Sie profitieren dabei von der langjährigen Erfahrung unseres Beratungsteams mit und bei großen Trägern von Kindertageseinrichtungen.
Freundlich und hilfsbereit ist das Ki·ON-Support-Team für Sie da. Wir finden gemeinsam eine schnelle und klare Antwort auf Ihre Fragen zur Benutzung der Software. Wenn Sie möchten auch sofort! Über unsere Telefon-Hotline, einen Video-Call oder über unser interaktives Ticket-System bleiben wir in Kontakt bis wir die optimale Lösung für Sie gefunden haben. Ein breitgefächertes Schulungsangebot zu allen relevanten Themen beim Einsatz unserer Software rundet unseren Support ab.
Die richtigen Anpassungen für unsere Kunden
Erfassen Sie neue Anmeldungen und Anträge über die Online-Anmeldung. Sparen Sie mit unserer intuitiv zu bedienenden Software Zeit bei der Verwaltung Ihrer Daten. Bedienen Sie Ihre Anforderungen durch individualisierte Auswertungen und geben Sie Formulare und andere Dokumente in Ihrem eigenen Design aus.
Online-Anmeldung, Aufnahmeplanung, Platzvergabe, Beitragsfestsetzung, Bescheidwesen und Abrechnung mit Zahlungsverkehr – das alles geht mit Ki·ON. Das System liefert der Verwaltung als integriertes System dabei valide Daten und ist damit eine solide Grundlage für den Prozess der Digitalisierung in dem gesamten Bereich.
Ob als kleinerer oder größerer Träger, in der Hand der Kommune, als Träger der öffentlichen Wohlfahrt, als gemeinnütziger Verein oder als privatwirtschaftliches Unternehmen – Ki·ON wird in allen diesen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Profitieren Sie durch den Einsatz von Ki·ON von unseren langjährigen Erfahrungen.
Kindergarten Regenbogen
Privat gewerblich oder durch einen gemeinnützigen Träger betriebene einzelne Kindertageseinrichtung
- Online-Anmeldung über die eigene Website oder durch Übernahme von Daten aus einem kommunalen Portal
- Aufnahmeplanung und Wartelistenverwaltung, mit individueller, regelbasierter Priorisierung
- Stammdatenverwaltung der Kinder, der Eltern und des Personals
- Beitragsabrechnung durch Einrichtung bzw. Verwaltungsfachkraft, Steuerberater oder Vorstand
- Einzug von Forderungen über SEPA-Lastschriftverfahren oder über Steuerberater
Gemeindeverband St. Michael
Mehrere Einrichtungen eines konfessionellen Trägers, in verschiedenen Kommunen der Diözese bzw. des Kirchenkreises
- Wahlweise Import von Anmeldungen aus verschiedenen kommunalen Kita-Portalen oder aus der Ki·ON Online-Anmeldung
- Aufnahmeplanung und Wartelistenverwaltung mit Möglichkeit der zentralen Steuerung und Auswertung
- Stammdatenverwaltung der Kinder, der Eltern und des Personals in der Einrichtung oder einrichtungsübergreifend
- Beitragsfestsetzung und -abrechnung durch kirchliche Verwaltungsstelle
- Überleitung von Buchungsdaten an Buchhaltungssystem der kirchlichen Verwaltungsstelle
Samtgemeinde Wiesenfeld
Einrichtungsunabhängige Kommunale Beitragsfestsetzung für Einrichtungen in kommunaler und freier Trägerschaft.
- Stammdatenverwaltung von Kindern und Sorgeberechtigten in der Behörde (z. B. Jugendamt)
- Beitragsfestsetzung anhand individueller Merkmale von Kindern und Familien, sowie automatische Bescheid-Erstellung durch die Behörde
- Beitragsabrechnung (ggf. mit Anbindung durch SEPA-Verfahren) durch die Behörde
- Überleitung von Buchungsdaten (auch prospektiv) an kommunales Finanzsystem
Verband mehrerer freier Träger in einer Großstadt
Zentrales Berichtssystem für die politische Arbeit im Rahmen eines Rahmenvertrages für Mitglieder des Verbands
- Träger / Einrichtungen wählen Module selbst aus und nutzen diese wie in den anderen beispielhaften Anwendungsfällen
darüber hinaus:
- Gemeinsame Belegungsabstimmung und Weitergabe von Anmeldungen zwischen den Einrichtungen, z. B. bei Vollauslastung
- Zentrale Ausgabe von Berichten und Statistiken für die politische Arbeit des Dachverbandes (ohne personenbezogene Daten)
- Zentrale Einsteuerung von Konfigurationen und Daten, z. B. kommunale Entgeltsätze, Personalschlüssel etc.
Senatorin für Soziales und Bildung
Alle Einrichtungen (in freier und in kommunaler Trägerschft) einer Großstadt / eines Bundeslandes nutzen eine zentrale Belegungssteuerung und Beitragsabrechnung
- Zentrales Online-Anmeldesystem mit Zugangssteuerung auf Basis der Daten des Einwohnermeldeamtes
- Zentrale Belegungs- und Auslastungsplanung mit Echtzeit-Analysen, Statistiken und einrichtungsübergreifendem Wartelistenmanagement
- Datenspiegelung zwischen Einrichtungen freier Träger und der kommunalen Verwaltung für optimalen Datenschutz und maximale Flexibilität
- Stammdatenverwaltung von Kindern, Eltern und Personal in den Einrichtungen
- Beitragsfestsetzung, -bescheidung und -abrechnung durch die kommunale Behörde oder einen separaten Dienstleister
- Überleitung von Buchungsdaten an kommunales Finanzwirtschaftssytem (kaufmännisch oder kameralistisch)
Zentrale Tagespflegesteuerung gGmbH
Alle Tagespflegepersonen einer Region werden durch eine Dienstleistungsgesellschaft gemanaged
- Zentrales Online-Anmeldesystem (ggf. mit Zugangssteuerung)
- Zentrale Vermittlung von Angeboten basierend auf individuellen Wünschen der Eltern
- Zentrale Belegungs- und Auslastungsplanung mit Echtzeit-Analysen, Statistiken und Wartelistenmanagement
- Stammdatenverwaltung von Kindern, Eltern und Tagespflegepersonen
- Verwaltung aller Tagespflegepersonen mit relevanten Daten zu Leistungsangebot, Leistungszeiten, Qualifikation etc.
- Beitragsfestsetzung durch eine externe Stelle (z. B. Behörde, Jugendamt) oder durch die Dienstleistungsgesellschaft
- Beitragsabrechnung durch eine externe Stelle oder durch die Dienstleistungsgesellschaft
- Ggf. Überleitung von Buchungsdaten an ext. Buchhaltungssystem