Arbeiten Sie
wo Sie wollen
Mit dem eingebauten Dokumentenmanagement können Sie überall auf die mit Ki·ON erstellten Dokumente zugreifen. Oder Sie scannen einfach eigene Dokumente ein. Oder Sie gucken mal, was andere zusätzlich hochgeladen haben.
Sie haben alle Informationen stets dabei.
Funktionsumfang des Ki·ON-Dokumentenmanagements
Dokumente archivieren
Speichern Sie alle wichtigen Dokumente
Lassen Sie die von Ihnen in Ki·ON erzeugten Dokumente in das Ki·ON-Archiv speichern. Prüfen Sie die von Ihnen erstellten Dokumente vorab und übernehmen Sie diese nur dann ins Archiv, wenn alles korrekt ist. Nutzen Sie den Ki·ON-Dokumenten-Upload, um weitere Unterlagen zu speichern.
Alle archivierten Dateien können aus dem System heruntergeladen werden – wenn Sie die Rechte dazu haben.
Klare Aktenführung
Ordnen Sie Dokumente Vorgängen zu
Strukturieren Sie Ihre Dokumente, indem Sie die Dateien mit den erfassten Personen verknüpfen. Dies können zum Beispiel Kinder, Bezugspersonen, Mitarbeiter oder Debitoren sein. Außerdem können Dokumente nach Typ klassifiziert werden. So können Sie schnell herausfinden, welche Dokumente für einen bestimmten Sachverhalt bei einer bestimmten Person in einer bestimmten Zeit relevant sind. Die von Ki·ON automatisch erzeugten Dokumente können im Zuge ihrer Erstellung vom Anwender mit Dokumenttypen versehen werden, sodass auch diese Dokumente in Ihre Strukturen integriert werden.
Mit den umfangreichen Filtermöglichkeiten finden Sie auch unter vielen Dokumenten das Gesuchte in kürzester Zeit. Die Zeiten, in denen Sie lange in Ordnern nach den richtigen Dokumenten suchen mussten, sind damit endgültig vorbei
Es geht auch digital
Auch ohne Papier ein Dokument
Vieles was heute in Papierform versendet wird, bedarf nicht dieser Form, um rechtsverbindlich zu sein. Wenn Sie Dokumente über den Ki·ON-Messenger versenden, haben Sie jederzeit die Gewissheit, dass Ihr Dokument auf einem sicheren Weg ist. Und Sie können erkennen, ob Ihre Nachricht gelesen wurde. Nebenbei kann Ihr Schreiben auch nicht „in der Post verloren gegangen sein“ – wie oft haben Sie das schon gehört?
Selbst wenn Sie auf Papier bestehen, haben wir eine Lösung für Sie: Die mit Ki·ON ausgegebenen Dokumente können direkt mit der ePost versendet werden – damit haben Sie die Möglichkeit eine Brücke zwischen Ihren digitalen Arbeitsprozessen und der „analogen Welt“ zu schlagen.
Argumente für das Dokumentenmanagement in Ki·ON
Die professionelle Verwaltung von Kindertagesstätten erfordert eine Software, die mir die Möglichkeit bietet,
meine Prozesse konsequent in der neuen Digitalisierung zu denken und zu entwickeln.
Alles beisammmen
Es ist nur logisch, dass wir bei der Arbeit mit Ki·ON den Schritt von der reinen Datenverarbeitung zu einer Lösung für eine umfangreiche Digitalisierung gehen.
Gehen Sie mit uns: Speichern Sie Ihre Dokumente auf unserem sicheren Server online, DSGVO-konform und direkt verbunden mit dem Ki·ON-System. Auf diese Weise können Sie alle relevanten Vorgänge übersichtlich verwalten und sparen sich das Schleppen von Aktenordnern. Und das Suchen darin.
Wichtige Dateiformate
Ki·ON verwendet PDF als zentrales Datenformat für die Weitergabe von Dokumenten an andere Beteiligte. PDF ist der Defacto-Standard für Dokumente, die nicht verändert werden sollen und ist praktisch auf jedem Gerät lesbar. Auf Wunsch können PDF-Dateien auch digital signiert werden, damit die Authentizität der Datei jederzeit geprüft werden kann.
Daneben unterstützen wir auch andere Formate, diese werden von uns jedoch nicht für die Weitergabe empfohlen.
Automatische Speicherung von Dokumenten
Bei der Dokumentausgabe wird das erstellte Dokument automatisch in den Dokumentenspeicher aufgenommen – richtig verschlagwortet und korrekt dem jeweiligen Fall oder der Person zugeordnet.
Über zahlreiche Filter und eine Suchfunktion ist das Dokument jederzeit auffindbar.
Einfache Weitergabe
Die fertigen Dokumente können als Brief bei ihnen gedruckt werden, als ePost-Brief von der Post sozusagen "in den Briefkasten des Empfängers" gedruckt werden, als Anlage per E-Mail versendet werden oder in Kürze auch absolut sicher über unseren KION-Messenger direkt an die Eltern verschickt werden, als Direktnachricht mit einem Dokumentenanhang.