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[Ki·ON] - Landesmodul Hamburg
Speziell für das sehr komplexe Abrechnungssystem der Stadt Hamburg haben wir ein Landesmodul entwickelt, das die Verwaltung und Abrechnung wie kein anderes System in einer für den Anwender sehr komfortablen Weise erledigt.
Für jede Einrichtung lassen sich die Betriebserlaubnis sowie alle relevanten Kostensätze für beliebige Zeiträume hinterlegen.
In Verbindung mit den Bewilligungsbescheiden der Stadt Hamburg führt das System eine komplette Berechnung aller relevanten Beiträge von Eltern und Stadt aus und übermittelt die betreffenden Daten elektronisch an das Amt für Kindertagesbetreuung zur Abrechnung.
Die von der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration bereitgestellten Spitzabrechnungen werden elektronisch erfasst und von [Ki·ON] mit den vorhandenen Buchungen abgeglichen.
HH - Betriebserlaubnisse verwalten
Um das Landesmodul Hamburg sinnvoll nutzen zu können, ist es notwendig, zuerst die Daten der Betriebserlaubnis in [Ki·ON] einzugeben.
Für jede Einrichtung lassen sich die folgenden Daten hinterlegen:
Zeitraum:
- Gültigkeitszeitraum (von-bis)
Fläche:
- pädagogisch nutzbare Fläche (in qm)
Leistungsarten:
- Leistungsarten für Krippe (K4-K12)
- Leistungsarten für Elementar (E4-E12)
- Leistungsarten für Hort (H2-H7)
- Leistungsarten für VSK (V2-V7)
- Leistungsarten für Eingliederungshilfe (G5-G12)
- Leistungsarten für pädagogischen Mittagstisch (P)
HH - Leistungsentgelte erfassen
Die Basis der Entgeltabrechnungen zwischen den jeweiligen Einrichtungen und der Stadt Hamburg sind die Entgeltvereinbarungen gemäß § 18 Absatz 2 Hamburger Kinderbetreuungsgesetz (KibeG).
Für jede Einrichtung lassen sich in [Ki·ON] die Leistungsentgelte in Form von Entgeltsatztabellen mit folgenden Informationen hinterlegen:
Zeitraum:
- Gültigkeitszeitraum (von-bis)
Status:
- vorläufig oder entgültig
Entgeltsätze:
- Entgeltsätze für Krippe (K4-K12)
- Entgeltsätze für Elementar (E4-E12)
- Entgeltsätze für Hort (H2-H7)
- Entgeltsätze für VSK (V2-V7)
- Entgeltsätze für Eingliederungshilfe (G5-G12)
- Entgeltsätze für pädagogischen Mittagstisch (P)
HH - Gutscheine (BB,KB,NH,EL) abrechnen
Die Grundlage des Hamburger Gutschein-Systems bilden die sogenannten Bewilligungen.
Es gibt drei Arten von Bewilligungen: Bewilligungsbescheinigungen (BB), Kombibescheinigungen (KB) und Nicht-Hamburg-Gutscheine (NH).
Wenn keine dieser Bewilligungen vorliegt, kann eine Einrichtung mit den Eltern eine sogenannte Elternvereinbarung (EL) vereinbaren.
Das von uns entwickelte Landesmodul Hamburg kann alle vier Gutscheintypen verwalten und auf ihrer Grundlage die Abrechnung vornehmen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
Gutscheinfunktionen:
- Ermittlung des gültigen Gutscheins (automatisch)
- Warnung bei fehlenden Gutscheinen (automatisch)
- Prüfung auf Kongruenz mit den Verträgen
- Prüfung der Kontrollziffern
- Prüfungen der Plausibilität
- Import der Kombibescheinigungen (auf Wunsch automatisch)
- Ermittlung der Entgelte aus der Entgeltsatztabelle bei Entgeltvereinbarungen
- Hinweis auf fehlende Gutscheine bei Elternvereinbarungen
Speicherbare Gutscheindaten:
- Gutschein-Nummer (bei BB und KB)
- Gültig-ab-Datum
- Gültig-bis-Datum
- Ausstellungsdatum
- Bewilligungstyp
- Altersgruppe
- Stundenzahl
- Elternbeitrag
- Behördenanteil (bei NH)
- Status "Gutschein anfordern" (bei EL)
Bewilligungsbescheinigung (BB)
- Die Bewilligungsbescheinigung (BB) muss von den Eltern schriftlich beim Jugendamt beantragt werden. Das Jugendamt gibt auf dem Kita-Gutschein an, welche Leistung die Eltern für ihr Kind beanspruchen können und welchen finanziellen Beitrag sie leisten müssen.
- Die Bewilligungsbescheinigungen werden von den Nutzern in das [Ki·ON]-System eingetragen.
- Die Kombibescheinigungen (KB) werden vom Amt dann ausgestellt, wenn die Leistung (Altersgruppe und Stundenzahl) zwar bestehen bleibt, sich jedoch der von den Eltern zu übernehmende Anteil ändert.
- Die Kombibescheinigungen können auf Kundenwunsch automatisch vom Amt auf das System übertragen werden, sodass sie nicht mehr von Hand eingegeben werden müssen. Dabei wird durch ein Symbol angezeigt, welche Bescheinigungen automatisch eingelesen wurden und welche ggf. von Hand eingegeben wurden.
Nicht-Hamburg-Gutscheine (NH)
Elternvereinbarungen (EL) - Nicht-Hamburg-Gutscheine werden für Kinder verwendet, die innerhalb Hamburgs betreut werden, aber außerhalb von Hamburg leben.
- Falls den Eltern noch keine gültige Bewilligungsbescheinigung (BB) für den gewählten Zeitraum und die gewählte Leistung vorliegt, das Kind aber trotzdem in der Einrichtung betreut werden soll, kann zwischen Eltern und Kindertagesstätte eine Elternvereinbarung geschlossen werden.
- [Ki·ON] ermöglicht Ihnen, auch diese Vereinbarung zu erfassen. Dabei können Sie einstellen, ob Sie zukünftig auf die fehlende Bewilligungsbescheinigung hingewiesen werden wollen.
- Desweiteren ist es mit der entsprechenden Konfiguration möglich, die Entgeltsätze aus der Entgeltsatztabelle in die Elternvereinbarung eintragen zu lassen.
HH - Formular für fehlende Gutscheine ausgeben
In [Ki·ON] kann in der Verwaltungsansicht einer Einrichtung ein Formular ausgegeben werden, das die Eltern auf noch fehlende Bewilligungsbescheinigungen (BBs) hinweist.
Hierfür können Sie entweder den in [Ki·ON] vorhandenen Standard-Bewilligungshinweis nutzen oder sich basierend auf dieser Infrastruktur eigene Formulare anlegen lassen.
Für letztere Dienstleistung erstellen wir Ihnen gern ein Angebot.
Im Vorfeld der Dokumentenausgabe bietet das System Ihnen folgende Möglichkeiten:
Auswahlmöglichkeiten:
- Prüfung des Gültigkeitszeitraumes der BBs
- Auswahl derjenigen Kinder, für welche die Ausgabe erfolgen soll
Anzeigemöglichkeit:
- Anzeige, wann dieses Formular zuletzt für ein bestimmtes Kind ausgegeben worden ist
HH - Platzkapazitäten bei Aufnahme ermitteln
Um schnell zu überprüfen, ob ein Kind nach dem Hamburger System der Platzvergabe noch in Ihre Einrichtung aufgenommen werden kann, steht Ihnen die Funktion "auf freien Platz prüfen" zur Verfügung.
Diese Funktion ist auch der Vertragserstellung vorangestellt und erspart Ihnen spätere Korrekturen bei der Platzvergabe.
Zur Ermittlung freier Platzkapazitäten benötigte Daten:
- Geburtsdatum des Kindes
- gewünschte Leistungsart
- voraussichtlicher Vertragszeitraum
HH - Änderungsmeldung erstellen
Das Landesmodul Hamburg ermöglicht es Ihnen, die Änderungsmitteilung für die Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration zu erstellen. Hierbei können Sie zwischen zwei Formen der Datenübergabe wählen.
Entweder Sie geben die Änderungsmitteilung mit [Ki·ON] selbst aus oder Sie nehmen am automatischen Abgleichsverfahren teil. Dabei werden die Daten automatisch an das Amt übertragen. Sie brauchen sich dann zukünftig nicht mehr um den Abgleich zu kümmern.
Angaben zur Bestimmung der Abschlagszahlung:
- Anzahl der Kinder im Elementarbereich (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Krippenbereich (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich - Stufe 1 (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich - Stufe 2 (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich - Stufe 3 (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich - Stufe 4 (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Eingliederungshilfebereich - Stufe 5 (4, 5, 5+, 6, 7, 8,10, 12 Stunden)
- Anzahl der Kinder im Hortbereich (2, 3, 5, 7)
- Anzahl der Kinder im A-VSK-Bereich (2, 3, 5, 7)
Kind-, Vertrags- und Gutschein-Daten:
- Nachname
- Vorname
- Gutscheinnummer
- Datum Eintritt
- Datum Weiterbetreuung
- Datum Austritt
HH - Spitzabrechnungsdaten der Behörde importieren
Die von der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration bereitgestellten Spitzabrechnungen werden elektronisch erfasst und in [Ki·ON] nochmals mit den vorhandenen Buchungen abgeglichen.
Unstimmigkeiten werden in einer Liste detailliert zur Nachverfolgung zusammengestellt.
Auf diese Weise entfällt der manuelle Vergleich der Abrechnungsdaten komplett.
Fehlermeldungen zur Unterstützung Ihrer Arbeit:
- Vorname Kind-Amt entspricht nicht Vornamen in [Ki·ON].
- Geburtsdatum Kind-Amt entspricht nicht Geburtsdatum in [Ki·ON].
- Kind hat kein Geburtsdatum in [Ki·ON].
- Für Kindnummer-Amt existieren zwei verschiedene Kinder in [Ki·ON].
- Für eine Leistungsart gibt es keine Amt-Daten in diesem Monat.
- Kostensatz ist falsch.
- Kostensatz für den Monat liegt nicht vor.
- Der angegebene Code im Gutschein ist falsch.
- Es fehlt ein Gutschein in [Ki·ON].
- Es fehlt ein Gutschein in [Ki·ON] (Betrag falsch).
Durch Weiterentwicklungen kann es kleinere Abweichungen von den o.g. Auflistungen geben.
Sollten Sie Fragen zu [Ki·ON] haben, rufen Sie uns gern an.
Ihr [Ki·ON] - Team der Firma