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[Ki·ON] - Abrechnungsmodul



Mit Hilfe des Abrechnungsmoduls können Sie alle Elternbeiträge für die Betreuung der Kinder in Ihrer Einrichtung sowie Zusatzleistungen komfortabel berechnen, nachberechnen oder abrechnen.

Für jeden Betreuungsvertrag eines Kindes lassen sich beliebig viele auszuführende Buchungen festlegen.
Auf diese Weise können auch mehrere Debitoren für ein Kind erfasst werden - oder mehrere Kinder für einen Debitor.

Die durch die Beitragsberechnung erzeugten oder im Kassenbuch bzw. Buchungsstapel erstellten Buchungen können auf vielfältige Weise verwaltet und in weiteren Abrechnungsprozessen verwendet werden. 


Kaufmännische Buchführung

  
Im Abrechnungsmodul läßt sich auf der Basis eines kaufmännischen Rechnungswesens flexibel ein Kontenplan anlegen, dessen Konten sich über eine bequeme Buchungsmaske für Stapel und Kassenbuch bearbeiten lassen.

Alle Buchungen können zudem auch gezielt mittels eines konfigurierbaren Filters ausgewählt werden.
Eine genaue Kontenübersicht mit Summen und Salden gibt genauen Aufschluss über alle Forderungen und Verbindlichkeiten.

Selbstverständlich gibt es verschiedene Exportmöglichkeiten, so dass eine Übernahme in eine andere Buchhaltung problemlos möglich ist.

Zur Zeit verfügt das [Ki·ON]-Abrechnungsmodul über die folgenden Funktionen und Ausgabemöglichkeiten:

  • Kontenplan anlegen
  • Kassenbuch führen
  • Buchungen über den Stapel eingeben
  • Buchungen in Journal anzeigen
  • Buchungen in Kontenübersicht anzeigen
  • Hebeliste erzeugen
  • Beitragsabrechnung durchführen
  • Offene Posten erzeugen und anzeigen
  • Exporte erzeugen
  • Bankeinzüge (DTAUS) erzeugen
  • Rücklastschriften bearbeiten
  • Mahnungen erzeugen
 

Kontenplan


Im Kontenplan des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls können Sie Ihre Konten anlegen, bearbeiten und löschen.
Dabei können für jedes Konto neben der Kontonummer und der Bezeichnung auch der Kontotyp und die Kontoklasse eingestellt werden.

Je nach ausgewähltem Typ und ausgewählter Klasse können etliche weitere Einstellungen vorgenommen werden, mit denen Sie Ihre Konten an Ihren Bedarf anpassen können.

Folgende Kontotypen, Kontoklassen und Informationen zu Debitorenkonten können in [Ki·ON] konfiguriert werden:

Auswahl Kontotyp:
  • Sachkonto
  • Debitorenkonto
  • Sonderkonto 
 
Auswahl Kontoklasse:
  • Kassenkonto 
  • Girokonto 
  • Verrechnungskonto 
  • Sonstiges
 
Infos zu Debitorenkonten:
  • Anschrift des Debitors 
  • Bankverbindung des Debitors 
  • Beitragsgrenzen des Debitors 
  • zugeordnete Kinder des Debitors 
  • Zahlungsweise des Debitors 
  • Mahnsperre des Debitors
 

Kassenbuch


Das Kassenbuch erlaubt Ihnen die komplette Abrechnung Ihrer Handkasse sowie die direkte Überführung der von Ihnen erfassten Daten in die Buchführung Ihrer Verwaltung.

Das Kassenbuch wird von der Verwaltung für die Einrichtungen konfiguriert.
Die Bedienung ist sehr einfach: Die Einnahmen und Ausgaben werden von Ihnen in das Kassenbuch eingetragen.
Anschließend überprüft die Verwaltung die Kontenzuordnung und bestätigt die Buchungen.

Sie können Einnahme- und Ausgabebelege und Kassenberichte für verschiedene Zeiträume drucken.

Funktionen:

  • komplette Abrechnung der Handkasse
  • Überführung der Kassendaten in die Buchführung
  • Überprüfung der Kontenzuordnung durch die Verwaltung
  • Bestätigung von Kassenbuchungen durch die Verwaltung
  • Erstellung von Buchungsbelegen

 

Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Konfiguration des Kassenbuches durch die Verwaltung

 

Ausagabemöglichkeiten:

  • Drucken von Buchungsbelegen
  • Ausgabe von Kassenberichten
  

Buchungsstapel

 
Mit Hilfe des Buchungsstapels im Abrechnungsmodul können alle vorzunehmenden Buchungen verwaltet werden.
Hier sind alle Buchungssätze aufgeführt, die durch einen Rechnungslauf automatisch generiert wurden.

In diesem Bereich können Sie alle Buchungen aufschreiben, bevor sie in das System übernommen werden.
Weiterhin können hier eigene Buchungssätze mit Forderungen und Verbindlichkeiten erstellt und verbucht werden.

In den Spalten der Tabelle werden alle wichtigen Informationen über die Buchungssätze angezeigt:
Belegdatum, Buchungsdatum, Buchungstext, Sollkonto, Habenkonto, der zu buchende Betrag und der Buchungstyp.
 
In der Zeile unter der Seitenauswahl sehen Sie eine Übersicht über den Gesamtsaldo aller Buchungen, die im Stapel liegen.

Der Buchungsstapel bietet zur Zeit folgende Funktionen:

Eingabemöglichkeiten:
  • Belegnummer
  • Erfassungsdatum
  • Buchungsdatum
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • Zuordnung zum Kind
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Kommentar
  • Beleg
 
Ausgabemöglichkeiten:
  • Buchungsbeleg
  • Stapelübersicht
  

Hebeliste


Die Hebeliste zeigt Ihnen in Form einer Tabelle an, welche Leistungen bei einem Rechnungslauf in einem Monat abgerechnet werden.
Sie können an dieser Auswertung genau nachvollziehen, bei welchem Debitor welche Leistung verbucht wird.
Auch sehen Sie in der Hebeliste die Zahlungsart inklusive der Bankverbindung (falls Zahlung per Bankeinzug ausgewählt ist).

Folgende Daten werden in der [Ki·ON]-Hebeliste angezeigt:

Vertragsdaten:
  • Vertrag des Kindes
 
Buchungsdaten:
  • Sollkonto der Buchung
  • Habenkonto der Buchung
  • Buchungstext der Buchung
 
Debitorendaten:
  • Name des Debitors
  • Kontoinhaber des Debitorenkontos
  • Kontonummer des Debitorenkontos
  • Kreditinstitut des Debitorenkontos
  • Bankleitzahl des Debitorenkontos
  

Rechnungslauf


Mit der Funktion "Rechnungslauf" im Menü "Buchführung" führen Sie eine Abrechnung durch.
Anhand der Buchungsvorlagen in den Betreuungsverträgen der Kinder werden Buchungssätze automatisch erstellt und in den Stapel der jeweiligen Einrichtung geschrieben.

Eine Liste der Buchungssätze, die bei dem Rechnungslauf erstellt werden, kann im Menü "Auswertung" eingesehen werden.
Dort finden Sie auch die Hebeliste, in der alle erwarteten Buchungen für einen Abrechnungsmonat angezeigt werden können.

Bei einem Rechnungslauf führt [Ki·ON] eine automatische Nachberechnung der gesamten Abrechnungshistorie eines Kindes durch.

Vom Rechnungslauf ausgeführte Funktionen:
  • Überprüfung der aktuellen Vertragssituation
  • Überprüfung der historischen Vertragssituation
  • Überprüfung der aktuellen Buchungssatzsituation
  • Überprüfung der historischen  Buchungssatzsituation
  • automatische Erstattung zuviel gezahlter Beiträge
  • automatische Inrechnungstellung zuwenig gezahlter Beiträge
  

Offene Posten


Unter "Offene Posten" im Menü "Buchführung" verwalten Sie die Einnahmen der Einrichtungen, auf die Sie Zugriff in [Ki·ON] haben.
Die Offenen Posten sind eine Tabelle aller Forderungen (Beträge, die Sie in Rechnung gestellt haben), die in der Einrichtung aufgrund von gebuchten Vorgängen erwartet werden.
 
Wenn Sie die Offenen Posten aufrufen, sehen Sie in einer Tabelle die Nummern der Debitorenkonten mit den Offenen Posten, den Kontonamen, den Buchungstexten, den Belegdaten und den noch offenen Beträgen.

Die restlichen Spalten werden nach erfolgtem Zahlungseingang von Ihnen ausgefüllt: die Gegenkonten, mit denen ein Zahlungseingang verbucht wird, das Datum der Zahlung und die gezahlten Beträge.
In der Zeile unter der Tabelle sehen Sie die Endsumme aller Zahlungseingänge.

Der Menüpunkt "Offene Posten" des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls verfügt zur Zeit über folgende Filter-, Anzeige-, Eingabe- und Bearbeitungsmöglichkeiten:

Filter: 
  • Wahl der betreffenden Einrichtung
  • Buchungsdatum (von-bis)
  • Buchungskonten (von-bis)
  • gesperrte Offene Posten anzeigen
  • Buchungstext
 
angezeigte Daten:
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Gegenkonto
  • Kontonamen
  • Währung
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Debitorenkontonummer
  • Debitorenkontonamen
  • Buchungstext
  • Betrag
  • Mahnstufe
  • Summe der Offenen Posten
  • Summe der Zahlungseingänge
 
Eingabe von Daten 
  • Gegenbuchungskonto
  • Gegenbuchungsdatum
  • Gegenbuchungsbetrag
 
Bearbeiten von Daten
  • Bearbeiten von Offenen Posten
  • Zusammenfassen von Offenen Posten
  • Sperren von Offenen Posten
  • Löschen von Offenen Posten
  

Journal


Im Journal finden Sie eine Übersicht über alle Buchungen, die in einer Einrichtung verzeichnet worden sind.

In einer Tabelle werden das Belegdatum, das Buchungsdatum, die Belegnummer, der Buchungstext, der Betrag der Buchung sowie das Soll- und das Habenkonto der einzelnen Buchungssätze angezeigt. Sortiert wird nach Belegdatum.

Statt des Belegdatums können Sie sich auch das Leistungsdatum anzeigen lassen. 
Mit Hilfe der Sektion "Filter" im Journal können Sie die Anzeige einschränken bzw. erweitern.

Das Journal des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls verfügt zur Zeit über folgende Filter und Anzeigen:

Filter: 
  • Wahl der betreffenden Einrichtung
  • Ansicht nach Buchungsdatum
  • Ansicht nach Erfassungsdatum
  • Ansicht nach Leistungsdatum
  • Stornos anzeigen
  • Zuordnung zum Kind
 
angezeigte Daten:
  • Buchungsdatum
  • Erfassungsdatum
  • Leistungsdatum
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Gegenkonto
  • Kontonamen
  • Währung
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Offene Posten
  • Mahnstufe
  

Kontoübersicht


Mit Hilfe der "Kontoübersicht" im Bereich "Abrechnung" können alle Buchungen eingesehen werden, die mit einem bestimmten Konto verbucht worden sind.
Die Kontoübersicht ist also ein Journal für ein einzelnes Konto.

In der Tabelle "Buchungen" werden alle Buchungssätze entsprechend Ihrer Sortierung angezeigt.
Am Ende der Tabelle wird in einer Zeile der Gesamtsaldo des aktuellen Kontos in dem angegebenen Zeitraum angezeigt.

Die Kontoübersicht des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls verfügt zur Zeit über folgende Filter und Anzeigen:


Filter:

  • Wahl der betreffenden Einrichtung
  • Ansicht nach Buchungsdatum
  • Ansicht nach Erfassungsdatum
  • Ansicht nach Leistungsdatum
  • Stornos anzeigen
  • Zuordnung zum Kind

angezeigte Daten

  • Buchungsdatum
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Gegenkonto
  • Kontoname
  • Währung
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  

Export


Die Funktion "Export" dient der Übergabe von Buchungssätzen in andere Buchhaltungssysteme. 

Um einen fehlerfreien Übergang zu gewährleisten, stehen Ihnen zwei verschiedene Modi zur Verfügung:
unter "Simulation" können Sie zuerst einen Testlauf starten, bei dem Sie vor dem eigentlichen Export eine Kontrollliste aller zu exportierenden Daten einsehen können.
Der Modus "Real" führt den Export dann aus.

Zur Zeit bietet Ihnen das [Ki·ON]-Abrechnungsmodul folgende Export-Formate an:

Exportformate:
  • SAP
  • Datev
  • EBS
  • Sage
  • Diamant
  • Kifikos
  • KKV
  • Varial
  

Bankeinzüge (SEPA)


Unter der Funktion "Bankeinzüge (SEPA)" können Sie eine SEPA-Datei erzeugen, mit deren Hilfe Sie bei Ihrer Bank den Lastschrifteinzug durchführen können.
Das  [Ki·ON]-Abrechnungsmodul unterstützt Sie dabei mit folgenden Auswahlmöglichkeiten und Funktionen:

Funktionen:
  • automatische Erstellung der SEPA-Datei zur Übergabe an Ihre Bank
  • automatische Erstellung von Kontrolllisten zur Überprüfung der SEPA-Datei
  • automatische Speicherung der SEPA-Datei zur Erfassung von Rücklastschriften
  • automatische Selektion der Buchungssätze von Lastschriftzahlern
  • automatisches Schließen von Offenen Posten von Lastschriftzahlern
  • automatische Erstellung von Vorabankündigungen als Brief oder E-Mail
 
 Eingabemöglichkeiten:
  • Gläubiger-ID
  • Mandate mit Mandatsreferenzen
  • Auswahl Vorabankündigungsverfahren (Brief oder E-Mail)
  • Mindestgrenze für Einzüge
  • Maximalgrenze für Gutschriften
  

Rücklastschriften

  
Im Bereich "Rücklastschriften" des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls können Sie die im Lastschriftverfahren gescheiterten Einzüge bearbeiten.
Dabei können Sie sowohl die von Ihrer Bank erhobenen Gebühren erfassen als auch eigene Gebühren erheben. 
Einnahmen und Ausgaben für die Rücklastschriften können auf verschiedenen Konten gebucht werden.

Informationsschreiben an die Debitoren (z.B. Eltern) zum gescheiterten Lastschrifteinzug können automatisch erstellt und als Word-, OpenOffice- oder PDF-Dateien ausgeben werden.

Hierfür können Sie entweder das in [Ki·ON] vorhandene Standard-Rücklastschriftformular nutzen oder sich basierend auf dieser Infrastruktur ein eigenes Formular anlegen lassen.
Für letztere Dienstleistung erstellen wir Ihnen gern ein Angebot. 

Der Bereich "Rücklastschriften" des Abrechnungsmoduls bietet zur Zeit folgende Funktionen:

Auswahlmöglichkeiten:
  • bisher erstellte DTAUS-Dateien
  • in einer Einrichtung erstellte DTAUS-Dateien
  • Kontonummer aus einer erstellten DTAUS-Datei
  • Kontoname aus einer erstellten DTAUS-Datei
  • Grund der Rücklastschrift
  • Lastschriftensperre für Debitor (ja/nein)
 
Eingabemöglichkeiten:
  • Rückbuchungsdatum
  • enthaltene Gebühr
  • geforderte Gebühr
 
Ausgabemöglichkeiten:
  • Rücklastschriftinformation an Debitoren (z.B. Eltern)
  

Mahnungen


Der Bereich "Mahnungen" des [Ki·ON] Abrechnungsmoduls ermöglicht es Ihnen, auf Basis der Offenen Posten Ihre Kunden auf noch ausstehende Zahlungseingänge hinzuweisen.

Mahnschreiben an die Debitoren (z.B. Eltern) zum gescheiterten Lastschrifteinzug können automatisch erstellt und als Word-, OpenOffice- oder PDF-Dateien ausgeben werden. 

Hierfür können Sie entweder die in [Ki·ON] vorhandenen Standard-Mahnungen (5 Mahnstufen) nutzen oder sich basierend auf dieser Infrastruktur eigene Formulare anlegen lassen.
Für letztere Dienstleistung erstellen wir Ihnen gern ein Angebot.

Der Bereich "Mahnungen" des [Ki·ON]-Abrechnungsmoduls bietet folgende Möglichkeiten: 

Funktionen:
  • Erzeugung von Mahnungen
  • Erzeugung und Verwaltung der Mahnstufen
  • Mahnungssimulation zur Überprüfung im Vorfeld der Ausgabe
  • Mahnungserstellung gleichzeitig für mehrere Einrichtungen
  • Eingrenzung der zu erzeugenden Mahnungen auf einzelne Debitoren 
  • Eingrenzung der zu erzeugenden Mahnungen auf einzelne Einrichtungen 
  • Eingrenzung der zu erzeugenden Mahnungen auf einzelne Mahnstufen
 
Konfigurationsmöglichkeiten:
  • Anzahl der Mahnstufen 
  • Zeiträume zwischen den Mahnstufen
 
vorgefertigte Mahnschreiben:
  • Standard-Mahnstufe 0 = Kontoauszug
  • Standard-Mahnstufe 1 = Erinnerung
  • Standard-Mahnstufe 2 = 2. Mahnung
  • Standard-Mahnstufe 3 = Letzte Mahnung
  • Standard-Mahnstufe 4 = Fristlose Kündigung
  


Durch Weiterentwicklungen kann es kleinere Abweichungen von den o.g. Auflistungen geben.
 

Preis: 20,00 Euro/Monat (zzgl. MwSt.)

 
Sollten Sie Fragen zu [Ki·ON] haben, rufen Sie uns gern an.

Ihr [Ki·ON] - Team der Firma


 

Kontaktdaten

  • Telefon: +49-421-24439-0
  • Telefax: +49-421-24439-299
  • E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

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